Sądy nie kojarzą się z innowacjami. A jednak właśnie w Sądzie Okręgowym w Olsztynie powstało rozwiązanie, które może oszczędzić interesantom czasu, ograniczyć ryzyko błędów i zmniejszyć liczbę niepotrzebnych formalności.
Za pomysłem stoją konkretni ludzie, kilka miesięcy pracy i determinacja, by usprawnić proces płatności sądowych. O wdrożeniu kodów QR, które trafiły do pism sądowych, Dariusz Kadulski rozmawia z Anetą Rozberg, starszą księgową, Dagmarą Wietrak, zastępcą kierownika I Wydziału Cywilnego, oraz Rafałem Turkiem, dyrektorem Sądu Okręgowego w Olsztynie.
W skrócie: indywidualny kod QR umieszczony w piśmie sądowym pozwala przenieść do aplikacji bankowej dane niezbędne do przelewu: numer rachunku, nazwę sądu, kwotę, tytuł przelewu i sygnaturę sprawy. Rozwiązanie ma ograniczyć liczbę błędnych wpłat oraz usprawnić ich identyfikację.
Skąd pomysł na kody QR?
Dariusz Kadulski: W sądzie wdrożono kody QR w pismach wzywających do opłat i wpisów. Skąd pomysł na takie rozwiązanie?
Aneta Rozberg: Pomysł pojawił się przede wszystkim z codziennej praktyki i obserwacji problemów związanych z opłatami sądowymi. Bardzo często zdarzały się przelewy bez sygnatury, z samym nazwiskiem albo z opisem, który nie pozwalał jednoznacznie przypisać wpłaty do sprawy. To później wydłużało identyfikację i księgowanie środków.
Dodatkowym wyzwaniem jest specyfika pracy naszego oddziału finansowego, który obsługuje sześć tzw. sądów funkcjonalnych — sądów rejonowych bez własnych dyrektorów, w których zadania dyrektora wykonuje dyrektor Sądu Okręgowego w Olsztynie. W przypadku zaliczek wpłaty trafiają na jedno wspólne konto bankowe. Jeśli wpłacający nie poda w przelewie sygnatury albo nazwy jednostki, trzeba ustalać, którego sądu dotyczy wpłata. Przy dużej liczbie wpłat zajmuje to sporo czasu.
Pomysł dojrzewał w toku codziennej pracy. Widząc skalę problemów z identyfikacją wpłat, zaproponowałam wykorzystanie kodów QR. Z tym pomysłem udałam się do dyrektora sądu, który zdecydował o rozpoczęciu prac nad wdrożeniem rozwiązania.
Na początku zastanawialiśmy się, czy takie rozwiązanie rzeczywiście sprawdzi się w praktyce i czy będzie wygodne dla interesantów. Doszliśmy jednak do wniosku, że warto spróbować, szczególnie że coraz więcej osób korzysta z bankowości mobilnej.
Kody QR okazały się najprostszym i najbardziej praktycznym rozwiązaniem. Jeden skan pozwala przenieść wszystkie dane do przelewu bez konieczności ręcznego przepisywania danych.
D. K.: Na czym dokładnie polega to rozwiązanie?
A. R.: W każdym piśmie sądowym zawierającym wezwanie do opłaty znajduje się indywidualny kod QR. Zawiera on wszystkie dane potrzebne do wykonania przelewu: numer rachunku bankowego, nazwę sądu, kwotę, tytuł przelewu oraz sygnaturę sprawy. Po zeskanowaniu kodu telefonem dane automatycznie pojawiają się w aplikacji bankowej użytkownika. Formularz przelewu jest już uzupełniony i wystarczy jedynie zatwierdzić płatność. Cały proces zajmuje dosłownie chwilę i znacząco zmniejsza ryzyko błędów przy wpisywaniu danych.
D. K.: Jak wygląda to rozwiązanie od strony technicznej? Co dokładnie zawiera kod QR i w jaki sposób jest generowany?
A. R.: Kod QR generowany jest automatycznie przez system repertoryjno-biurowy na podstawie danych przypisanych do konkretnej sprawy. System pobiera odpowiedni numer rachunku sądu, kwotę oraz tytuł przelewu, a następnie zapisuje je w standardowym formacie QR. Cały proces odbywa się bez udziału pracownika. Nie ma potrzeby ręcznego wpisywania danych czy tworzenia kodów osobno dla każdego pisma. System sam generuje kod i umieszcza go w piśmie.
D. K.: Czy wdrożenie tego rozwiązania było prostym procesem?
A. R.: Nie, to nie było szybkie wdrożenie. Od pierwszego pomysłu do uruchomienia systemu minęło około dziewięciu miesięcy. Odbyło się wiele spotkań z programistami systemu repertoryjno-biurowego. Trzeba było dostosować system sądowy do generowania kodów, przeprowadzić testy oraz zintegrować rozwiązanie z sądowym wpłatomatem. Ostatnim krokiem było przygotowanie odpowiednich szablonów pism.
Najwięcej czasu zajęły właśnie testy i sprawdzanie, czy wszystkie dane poprawnie przenoszą się do systemów bankowych oraz urządzeń płatniczych. Chcieliśmy mieć pewność, że rozwiązanie będzie działało stabilnie i bezpiecznie. Był to proces wymagający współpracy wielu osób i kilku etapów przygotowań, ale efekt końcowy pokazuje, że było warto.
D. K.: Czy kod QR można wykorzystać również w inny sposób, na przykład we wpłatomacie?
A. R.: Tak. Kod QR można zeskanować również we wpłatomacie obsługującym taką funkcję. Obecnie działa to jednak tylko we wpłatomacie sądu, z którego wysłano pismo. To pewne ograniczenie, ale mamy nadzieję, że w przyszłości uda się stworzyć bardziej jednolity system dla całego sądownictwa. Dzięki temu interesant będzie mógł skorzystać z wpłatomatu w dowolnym sądzie. Takie rozwiązanie daje większą wygodę. Płatność można wykonać zarówno przez bankowość mobilną, jak i bezpośrednio we wpłatomacie. W obu przypadkach wszystkie dane są już zapisane w kodzie QR, więc nie trzeba ich wpisywać ręcznie.
D. K.: Jakie są największe korzyści z wdrożenia kodów QR?
A. R.: Największą korzyścią jest uproszczenie płatności dla interesanta. Zmniejsza się liczba błędów w przelewach, a to oznacza szybszą identyfikację wpłat i mniej dodatkowej pracy po stronie sądu. Ma to szczególne znaczenie przy obsłudze kilku jednostek sądowych przez jeden oddział finansowy. Automatyczne przypisanie wpłaty do właściwej sprawy i właściwego sądu ogranicza konieczność ręcznego sprawdzania wpłat. To oszczędność czasu, większy porządek w obsłudze finansowej i mniej czynności. Dla pracowników oznacza to możliwość skupienia się na innych zadaniach zamiast na wyjaśnianiu opłat sądowych.
D. K.: Jak interesanci reagują na tę zmianę?
Dagmara Wietrak: Reakcje są bardzo pozytywne. Z naszej perspektywy widać przede wszystkim, że interesantom łatwiej wykonać płatność od razu po otrzymaniu pisma. Nie muszą przepisywać numeru rachunku ani zastanawiać się, jak prawidłowo opisać przelew. Dla korzystających z bankowości mobilnej płatność zajmuje teraz dosłownie chwilę, wystarczy zeskanować kod i zatwierdzić przelew.
Sami byliśmy ciekawi, jak użytkownicy podejdą do tego rozwiązania, szczególnie osoby starsze. Okazało się jednak, że wiele osób bardzo szybko zaczęło korzystać z kodów QR i docenia wygodę takiej formy płatności.
Dla wielu interesantów oraz profesjonalnych pełnomocników to duże ułatwienie, bo nie trzeba już ręcznie przepisywać długich numerów rachunków ani wpisywać tytułów przelewów.
D. K.: Jak ocenia Pani wdrożenie z perspektywy wydziału, który na co dzień obsługuje te płatności?
Dagmara Wietrak: Ta zmiana jest bardzo odczuwalna w codziennej pracy. Przede wszystkim ogranicza liczbę błędnych albo nieopisanych przelewów, które wcześniej wymagały dodatkowych wyjaśnień i sprawdzania. Jeżeli wpłata trafiała bez sygnatury albo bez właściwego oznaczenia, konieczne było ustalanie, jakiej sprawy dotyczy. Przy dużej liczbie wpłat było to bardzo czasochłonne.
Po wdrożeniu kodów QR identyfikacja wpłat jest szybsza i bardziej uporządkowana. Ogranicza to także konieczność przygotowywania poleceń przeksięgowania środków na właściwe konto.
D. K.: Jakie znaczenie ma to rozwiązanie z perspektywy kierownictwa sądu?
Rafał Turek: Z perspektywy kierownictwa to ważny element szerszej modernizacji sądu. Kody QR są praktycznym narzędziem, które realnie usprawnia codzienną pracę i poprawia obsługę interesantów. Widzę, że takie rozwiązanie zwiększa efektywność organizacyjną i pomaga stopniowo odchodzić od czasochłonnych, manualnych czynności. To kierunek, który chcę dalej rozwijać.
Dziś mogę powiedzieć, że był to pomysł pionierski. Rozwiązanie zostało zauważone i wdrożone w innych jednostkach, co pokazuje, że problem był powszechny, a kierunek zmian właściwy.
D. K.: Czy wdrożenie kodów QR to początek szerszych zmian i czy są już planowane kolejne innowacje w sądzie?
R. T.: Kody QR są jednym z przykładów tego, jak dzięki współpracy pracowników różnych komórek organizacyjnych można znaleźć rozwiązania przynoszące konkretne korzyści zarówno interesantom, jak i sądowi. To pokazuje, że innowacje nie zawsze muszą oznaczać wielkie projekty — czasem są to praktyczne usprawnienia wynikające z codziennego doświadczenia pracowników.
Jak zaznacza Rafał Turek, wdrożenie kodów QR wpisuje się w szersze myślenie o kulturze organizacyjnej sądu — opartej na sprawczości pracowników, otwartości na pomysły oraz poszukiwaniu rozwiązań zwiększających efektywność, bezpieczeństwo i komfort obsługi interesantów. Jak dodaje, dotyczy to nie tylko cyfryzacji, lecz także inicjatyw związanych z dobrostanem i odpowiedzialnością środowiskową. Jednym z przykładów takich działań jest projekt, w ramach którego posadzono już ponad 4 tysiące wirtualnych drzew.
