Wkrótce łatwiej będzie lokalizować akta w wydziałach rejestrowych

Nr 2(2) maj 2016 r.

Rusza projekt, który umożliwi wyszukiwanie akt KRS i Rejestru Zastawów przy wykorzystaniu fal radiowych.Czy także i tym razem urzędnicy sądowi poniosą największe koszty?

W wydziałach Krajowego Rejestru Sądowego i Rejestru Zastawów rozpoczyna się realizacja projektu „Informatyczne centra archiwalne dla sądów powszechnych – system zarządzania aktami sądowymi”. W tym celu wszystkie akta muszą zostać zaopatrzone w naklejkę ze znacznikiem RFID, który wykorzystując fale radiowe umożliwi lokalizację akt. Układy RFID umożliwiają odczytywanie etykiet z odległości od kilkudziesięciu centymetrów do kilku metrów od anteny czytnika. Dzięki temu możliwe będzie radiowe lokalizowanie miejsca położenia akt w miejscach i przechowywania.

Wdrożenie projektu niewątpliwie ułatwi funkcjonowanie wydziałów rejestrowych, w których akta ze względu na ich specyfikę, ulegają ciągłemu przemieszczaniu pomiędzy składnicami, sekretariatami, czytelniami i pomieszczeniami referendarzy sądowych.

Wykonawcą projektu jest firma Comarch Polska S.A., która zobowiązana jest umieścić naklejki ze znacznikami na wewnętrznej stronie okładek wszystkich tomów akt przechowywanych w wydziałach. Oszacowano, że przed wdrożeniem projektu konieczne jest oznakowanie ponad 1,6 mln akt. Zgodnie z przesłanym do sądów harmonogramem prac, znakowanie akt rejestrowych odbywa się od 13 kwietnia do 10 sierpnia br. Największym utrudnieniem dla pracowników sądów będzie konieczność dostarczania planowanej ilości akt ze składnic do stanowisk znakowania i odkładania ich na swoje miejsce w składnicach. Ilość akt, które będą musieli przemieścić pracownicy sekretariatów wydziałów rejestrowych sięga do blisko 4 tys. akt dziennie. Jest to niewątpliwie duże wyzwanie dla i tak mocno obciążonych pracowników sądów – zwłaszcza, że wiele sądów będzie musiało wykonywać zadanie w czasie okresu największego wpływu wniosków, związanego ze upływem terminu do składania sprawozdań finansowych przez przedsiębiorców.

– Zgodnie z naszym planem organizacji wdrożenia, pracownicy składnicy nie dostarczają akt do stanowisk tagowania, sprawują jedynie kontrolę nad pobieraniem i odkładaniem akt przez pracowników wykonawcy. Z otrzymanych informacji wynika, że proces znakowania nie będzie wpływał w żaden sposób na obsługę interesantów, pracę sekretariatu, obciążenie pracowników i pracę czytelni – informuje Małgorzata Kaspryszyn – Dyrektor Sądu Rejonowego dla Wrocławia – Fabrycznej, której pracownicy zgodnie z harmonogramem mają dostarczać 3360 akt dziennie.

– Zgodnie z pismem skierowanym do dyrektorów i prezesów sądów, będą oni zobowiązani do zapewnienia wykonawcy dostarczania akt do stanowisk znakowania. Konieczność oddelegowania pracowników w dużym stopniu utrudni pracę całego sekretariatu, co następnie spowoduje mniejszą ilość załatwionych spraw. Wpłynie również na terminowość udzielanych odpowiedzi na pisma kierowane do naszego wydziału przez sądy, prokuratury i inne urzędy administracji państwowej – zauważa dyrektor Sądu Rejonowego w Bielsku-Białej, Jan Lichaczewski, którego pracownicy mają dostarczać „tylko” 1920 akt dziennie. Za to dyrektor Sądu Rejonowego w Częstochowie, przy identycznym obciążeniu pracowników nie widzi problemu:

Proces znakowania akt został tak zorganizowany, że nie powinien mieć wpływu na bieżącą pracę wydziału – podsumowuje Barbara Cyrulik.

Zgodnie z umową, wykonawca zobowiązuje się do należytego realizowania wszystkich prac w sposób nie zakłócający normalnego funkcjonowania wydziałów oraz dysponuje obsługą pomocniczą i personelem technicznym umożliwiającym realizację projektu. Obowiązkiem sądów jest zapewnienie wyłącznie koordynatora prac – tłumaczy Jarosław Kańkowski – Dyrektor Sądu Rejonowego w Gliwicach. – Stanowiska do znakowania będą umiejscowione na terenie składnicy akt, tym samym ok. 70% zbioru, który ma zostać oznakowany znajduje się w pomieszczeniu, w którym będzie zainstalowany zestaw do znakowania – kontynuuje.

Sprawny dostęp do akt sądowych ma znaczenie zarówno, dla sprawności pracy orzeczniczej, sprawności wykonywania przez sekretariat sądowy zarządzeń, czy orzeczeń sądu wydawanych w sprawach, jak również dla zapewnienia nieograniczonego dostępu do akt rejestrowych dla wszystkich zainteresowanych, w tym stron czy uczestników postępowania – czytamy w opisie projektu. Wdrożenie go wyposaży wydziały rejestrowe w narzędzie, które niewątpliwie ułatwi wykonywanie codziennych obowiązków w naszych sądach. Pozostaje mieć nadzieję, że wszyscy dyrektorzy spojrzą na zagadnienie w podobny sposób jak dyrektor gliwickiego sądu i będą chcieli sprawnie zorganizować pracę urzędników w wydziałach rejestrowych, tak, aby to nie na urzędnikach skupił się ciężar zmian organizacyjnych. (Dariusz Kadulski)

Related posts