Niełatwa rzeczywistość sekretariatów ksiąg wieczystych

Wydziały Ksiąg Wieczystych są mało znane w samym środowisku urzędników sądowych. W dużych miastach to istne fabryki, gdzie dziennie rozpatrywanych bywa nawet 200-300 wniosków, co i tak często nie pozwala uniknąć zaległości. To duży problem dla wnioskodawców, którzy często ponoszą dodatkowe koszty ubezpieczenia kredytu.

Uzyskując kredyt lub pożyczkę na nabycie nieruchomości, otrzymując nieruchomość w spadku, chcąc ją sprzedać, darować lub zamienić, prawdopodobnie zetkniesz się bezpośrednio lub pośrednio z wydziałem Ksiąg Wieczystych. Księgi Wieczyste (w latach 1964-1991 Państwowe Biura Notarialne) są szczególnym Sądem, który cechuje wyjątkowo duży wpływ wniosków (a za tym i opłat sądowych). Jako sąd nieprocesowy, przez przeciętnego obywatela często mylony jest z urzędem. Istotnie stwierdzanie stanu faktycznego na podstawie załączonych do wniosku dokumentów, odbywa się na posiedzeniach niejawnych, a sędziowie, jak i referendarze sądowi wykonują głównie zadania z zakresu ochrony prawnej nieodzowne w prawidłowym i bezpiecznym obrocie nieruchomościami.
W dużych miastach to istne fabryki, gdzie dziennie rozpatrywanych bywa nawet 200-300 wniosków, co i tak często nie pozwala uniknąć zaległości. To duży problem dla wnioskodawców, którzy często ponoszą dodatkowe koszty ubezpieczenia kredytu, dopóki stosowne wpisy nie zostaną ujawnione w księdze wieczystej (wpis hipoteki). Jeśli rzecz dotyczy portfeli sporej grupy obywateli, nacisk ze strony Ministerstwa Sprawiedliwości odnośnie wychodzenia z zaległości w rozpatrywaniu wniosków jest znaczny i dotkliwie odczuwalny przez wszystkie grupy zawodowe.
Wydziały Ksiąg Wieczystych są mało znane w samym środowisku urzędników sądowych – często spotykam się z pociesznymi opiniami na temat tej grupy, jako ludzi wyciszonych, wyłaniających się z kazamatów dolnych pięter gmachu sądu, tajemniczych pracowników sądów, których zakres obowiązków sprawia, że kto tylko może, unika przeniesienia do takiego wydziału, gdzie raz pochwycony nieszczęśnik wpada w wieczyste (nomen omen) objęcia rutyny. Bywa, że wydziały Ksiąg Wieczystych są miejscem, do którego zostają przenoszeni urzędnicy, którzy z różnych powodów nie są już w stanie funkcjonować w wydziałach procesowych – nieradzący sobie ze stresem, dostają szansę pracy w sądzie, gdzie na pewno nie zetkną się z salą rozpraw, a ich trauma z czasem wygaśnie. Czy taki obraz sądów wieczystoksięgowych jest rzeczywisty? Otóż nie.

Wydziały w Polsce
Przeprowadzając sondę w różnych wydziałach KW, przekonałem się, że wielu urzędników styka się z tymi samymi problemami, jak ich koledzy z pozostałych wydziałów, które potrafią ich przerosnąć – wypalenie zawodowe dotyczy tej grupy urzędniczej w takim samym stopniu, jak w pozostałych wydziałach, chociaż jego źródła bywają odmienne. Współpraca ze szczególną grupą urzędników, jaką są referendarze sądowi, zetknięcie z roszczeniową postawą stron wnioskujących o wpisy do KW także narażają urzędników na stres nie mniejszy od tego, z jakim można zetknąć się w postępowaniu procesowym. Rutyna w takim sądzie jest faktem, jednak faktem już nie jest to, że pracę w wydziale KW cechuje spokój i brak napięcia charakteryzującego urzędników wymiaru sprawiedliwości – z zaległościami w różnych przedziałach pracy borykają się małe, jak i duże wydziały wieczystoksięgowe, a ich akcenty rozkładają się różnorodnie – od zaległości w terminowym rozpatrywaniu wniosków po choćby zaległości w wysyłaniu korespondencji. O ile kalendarz (zwyczajowo tak nazywa się w sądach miejsce przechowywania akt z wyznaczonym terminem) jest obłożony mniejszym rygorem terminowości, bo wynika to ze specyfiki nieprocesowej sądu, o tyle sama ilość produkowanej korespondencji bywa przytłaczająca – tysiące listów tygodniowo w sądach dużych miast nadal zaopatrywanych jest w tradycyjną kartonową zwrotkę, gdyż w sądach wieczystoksięgowych nie wdrożono systemu EPO. W efekcie tysiące zwrotek należy później posegregować kosztem czasu, który można byłoby poświęcić innym czynnościom.

Projektowanie wpisów
Pewnym kuriozum jest też zakres obowiązków sekretarzy, z którego wynika projektowanie wpisów do KW, ale aby przybliżyć to czytelnikowi, trzeba koniecznie wspomnieć, że obecnie KW prowadzone są w systemie elektronicznym – tradycyjna księga wieczysta stała się aktami elektronicznej księgi. Wszelkie wpisy do niej odbywają się za pośrednictwem programu SOWKW (System Obsługi Wydziałów Ksiąg Wieczystych). Część wniosków od 1 lipca tego roku składana jest w formie elektronicznej (notariusze, komornicy, naczelnicy urzędów skarbowych), co ma zwiększyć bezpieczeństwo w obrocie nieruchomościami, gdyż wzmianka o takim wniosku pojawia się w odpowiednim dziale księgi wieczystej tego samego dnia i tuż po wysłaniu wniosku w systemie teleinformatycznym. Przy okazji wdrożenia nowej wersji programu, starano się poczynić pewne udogodnienia mające na celu przyspieszenie rozpatrywania wniosków wieczystoksięgowych, co w teorii wydawało się bardzo obiecujące, jednak w praktyce prowadzi do nowych komplikacji i frustracji wynikających z częstych awarii systemu.
O ile urzędnik bazuje na programie, w którym wykonuje czynności stricte biurowe, do zakresu jego obowiązków w większości sądów należy także „projektowanie wpisów”. Projekt wpisu nie jest niczym innym jak przygotowaniem wpisu do księgi wieczystej, który następnie zostaje wysłany do weryfikacji w systemie elektronicznym i po sprawdzeniu akceptowany (lub nie) przez sędziego/referendarza, czyli zatwierdzany hasłem.
Z moich ustaleń wynika, że w wielu sądach jest tak, że nawet połowa wpisów przygotowywana jest przez sekretarzy sądowych – proporcje rozkładają się różnie w poszczególnych sądach i w zależności od ich wielkości. Bardzo często jest tak, że pomimo nieobecności sędziego/referendarza nieprzerwany proces dokonywania wpisów do KW trwa, gdyż przygotowany projekt wpisu można dekretować na wyznaczonego sędziego/referendarza i praca w danym referacie rzadko pozostaje w zawieszeniu, a nawet jeśli takie wpisy nie są dokonywane, to zwykle kontynuowane jest ich przygotowywanie.
Projekty wpisów (w niektórych sądach zwane „punktami”) są przestrzenią pracy, która w świadomości samych urzędników pełna jest luk i niedookreśleń. O ile referendarz sądowy zatwierdzając stan prawny poprzez dokonanie wpisu w KW, ma świadomość dokonania czynności w zakresie ochrony prawnej (potocznie określanej przez urzędników „orzekaniem” o wpisie), o tyle urzędnik swój wkład postrzega wyłącznie jako czynność techniczną. Tymczasem by zaprojektować wpis, nawet bez wykształcenia prawniczego musi odznaczać się doświadczeniem i pewnymi właściwościami psychofizycznymi (biegłość w pisaniu bezwzrokowym, umiejętność długotrwałego skupienia, zdolność organizowania czasu pracy w 8-godzinnym wymiarze, co nie koresponduje z zadaniowym trybem pracy referendarza, czy nienormowanym czasem pracy sędziego) – by prawidłowo wykonywać swój zakres czynności. W pewnym zakresie musi znać rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości i część przepisów Kodeksu Cywilnego. Nie każdy jest w  stanie zmierzyć się z taką rolą, a mimo to, zwykle na polecenie przełożonego, musi w nią wejść. Z moich ustaleń wynika, że w większości sądów wieczystoksięgowych urzędnik nie tylko projektuje wpisy, ale po ich zatwierdzeniu wykonuje mnóstwo czynności z tym związanych – od wydrukowania korespondencji po ostatecznie zszycie akt i odesłanie ich do składnicy (archiwum). Zdarzają się i takie sądy, gdzie urzędnik uczestniczy w całym obiegu dokumentu od chwili przyjęcia i rejestracji wniosku, po jego odesłanie do składnicy akt z wyłączeniem tego momentu, kiedy jego projekt wpisu jest akceptowany przez sędziego/referendarza. Organizacja pracy w zależności od obciążenia wydziału ilością zarejestrowanych wniosków (od kilku tysięcy do nawet 100 tys. rocznie!) jest zbliżona i wynika z instrukcji biurowości, jednak w części sądów stosuje się indywidualne rozwiązania odnośnie podziału czynności – poza komórkami pocztowymi, biurami podawczymi, punktami informacyjnymi lub biurami BOI, punktami CI (wydawanie odpisów treści księgi lub dokumentów akt księgi) większość urzędników obsługujących referaty, boryka się z obsługą własnych wytworów pracy – często zostają wtłoczeni w niejako „podwójny” referat, przygotowując korespondencję wpisów sędziego/referendarza, jak i własnych projektów, które wcześniej oddał do akceptacji i wpisu. W większości badanych sądów obowiązuje pensum miesięczne dla sędziów/referendarzy, z którego są rozliczani, ale istnieje także pensum wykonanych projektów wpisów dla urzędników – miesięczne, ale i dzienne, które waha się w granicach 8-16 projektów w zależności od wyznaczonego zakresu obowiązków (standardowo w większości sądów 12 projektów dziennie).

Brak wpływu na możliwość wypracowania pensum
Urzędnik obsługujący referat w pełnym zakresie nie jest w stanie przekroczyć pewnej ilości punktów (projektów), bo uzależnione jest to od akceptacji wpisu – do tego momentu KW jest zablokowana, a urzędnik oczekuje na dokonanie wpisu, by ponownie pobrać w  systemie księgę do wykonania kolejnego projektu. Generuje to sytuacje pełne napięcia, kiedy pracownik pozostaje pod presją czasu, wiedząc, że referendarz pracuje zwykle w krótszym wymiarze czasu (zwykle 5-6 godzin), ale i krócej – w określone dni tygodnia lub jeśli referendarz świadczy pracę w ułamkowej części etatu. Bez jego akceptacji projektu i dokonania wpisu, nie jest w stanie wykonać kolejnych projektów, pracując na ograniczonej liczbie KW, To istotny problem wielu urzędników niemogących pogodzić swojego czasu pracy z czasem pracy referendarza lub sędziego. Urzędnicy zwykle wypracowują własny model, synchronizują swoje działania, dostosowując czas pracy, jednak okupują to ciągłym napięciem, pośpiechem generującym omyłki i błędy, które w wielu sądach są wytykane bez refleksji nad przyczyną ich powstawania. W części sądów wieczystoksięgowych ciężar wykonania pensum miesięcznego prawidłowo obarcza właśnie referendarzy, jednak w wielu sądach proporcje te są odwrotne – to urzędnik, projektując wpisy, jest bardziej obciążony, mimo to bardzo często spotyka się z opinią, że wykonuje pracę „niewymagającą myślenia”, co jest o tyle paradoksalne, iż sugeruje, że często połowa wpisów by go nie wymagała, co deprecjonuje rolę referendarzy jako urzędników o szczególnych i szerokich kompetencjach zarezerwowanych wcześniej wyłącznie dla sędziów. W większości sądów urzędnicy i tak wykonują projekty wpisów w zakresie wszystkich złożonych wniosków, bez podziału na projekty „łatwe” bądź „trudne”. Mimo iż w większości badanych sądów referendarze zachowują poprawne relacje z urzędnikami, spotyka się sytuacje, kiedy przekraczają oni zakres swoich kompetencji, posiłkując się opinią, iż są „prawie” sędziami i traktując urzędników jako sekretarki wykonujące polecenia w sytuacji, kiedy podległość urzędnika w takiej relacji nie istnieje, błędnie interpretując przypisanie urzędnika do referendarza, a nie samego referatu. Urzędnik w takiej relacji jest stroną słabszą i rezygnuje z egzekwowania swoich praw, godząc się na relację wymuszającą podległość, zaniżoną samoocenę niekorespondującą z rolą, jaką spełnia – a prawdą jest, że gdyby nie jego wysiłek i poczucie obowiązku, wiele sądów załamałoby się pod ciężarem zaległości w rozpatrywaniu wniosków. Inną kwestią jest to, że praca grup projektujących przekłada się pośrednio na drogę kariery referendarza aplikującego do stanowiska sędziego – wszak ocenie podlega zarówno ilość wpisów przez niego wykonanych, jak i zatwierdzonych wpisem projektów, albowiem wszystkie one razem, globalnie sygnowane są jego podpisem (zatwierdzane hasłem). Istnieje także kontrapunkt takiej sytuacji, czyli ilość złożonych środków odwoławczych (skarg i zażaleń) wynikających z omyłek samych projektantów niewychwyconych przez zatwierdzających projekt, które mogą niekorzystnie wpłynąć na ocenę przebiegu pracy referendarza.
Badając sytuację w poszczególnych sądach, spotkałem się z pozytywną oceną współpracy na linii urzędnik-referendarz, opartą na wzajemnym szacunku i poprawnych relacjach służbowych, ale i zwykłym wykorzystywaniu urzędnika do czynności przekraczających zakres jego obowiązków, a już szczególnie bulwersującym zlecaniem trudniejszych projektów wpisów (np. dłuższych co do treści ujawnianego wpisu) z tytułu choćby „oszczędzania oczu”, jakby substancja biologiczna urzędnika, a referendarza mogła się różnić, predysponując tego ostatniego do większej eksploatacji bez efektów ubocznych. Sprawiedliwość należy oddać tym urzędnikom, którzy ciężko pracują w zadaniowym trybie pracy, bo są w większości, ale nie można ignorować wcale nie jednostkowych zdarzeń, kiedy referendarz sądowy stawia własny komfort pracy ponad komfort pracy projektanta, pozostawiając go w dojmującym przekonaniu, iż jego starania i wysiłek znaczą mniej. Równie częstym, ale rzadko poruszanym problemem jest sposób komunikowania oczekiwań przełożonych względem podwładnych – to ogólny problem w całym sądownictwie.

Będzie tylko gorzej…
W sytuacji, kiedy wiele wydziałów KW boryka się z zaległościami, podejmuje się próby wdrażania różnych rozwiązań, jednak pomijając tak bardzo istotny czynnik motywacyjny. I nie chodzi o gratyfikację finansową, lecz o sam sposób przekazania informacji o tym, jakie wysiłki będą podejmowane, o planowanym czasie ich trwania, a nawet informowania o efektach po ich wdrożeniu. Wciąż pomija się to, że każdy pracownik chce znać cel swojej pracy i świadczyć ją świadomie. Tymczasem wielu wykonuje swoje obowiązki bez tej podstawowej wiedzy i świadomości wartości własnego wysiłku. W wyniku tego pojawia się rutyna i frustracja. Postępuje wypalenie zawodowe. To ślepa uliczka – bez podstawowej komunikacji zredukowanej tylko do wydawania zarządzeń, przełożeni nie poznają problemów swoich pracowników (ich znajomość to klucz do prawidłowego zarządzania kadrami), a i urzędnicy mogą błędnie interpretować intencje przełożonych – w  takiej sytuacji nikt nie wygra, można liczyć w przyszłości jedynie straty.
Komunikacja to temat tabu w wielu sądach. Ma źródło w archaicznym pojmowaniu zarządzania pracą i kadrami. Ma swoje źródło także w hierarchicznej strukturze sądownictwa, jednak bez podstawowego dialogu sytuacja będzie się pogarszała – w dłuższej perspektywie, w obliczu rosnących statystyk wpływu wniosków gotowość do zaangażowanego świadczenia pracy przy równoczesnym gaśnięciu poczucia własnej wartości urzędników, przeciążenia obowiązkami, musi skończyć się pandemią absencji i dalszym popadaniem wydziału w coraz większe zaległości.
Przeprowadzając rozmowy z urzędnikami wydziałów, przekonałem się, że stykają się z tymi samymi trudnościami, jak ich koledzy w wydziałach procesowych – mimo specyfiki swojej pracy, nieco innego zakresu obowiązków, cierpią te same bolączki, które trawią cały wymiar sprawiedliwości. Borykają się z brakiem czasu na realizację swoich czynności, wsparcia ze strony przełożonych, problemami technicznymi wdrażanych nowych wersji programów, niedoceniania ich roli jako urzędników, bez których większość wydziałów po prostu załamałaby się w zderzeniu z nieustannie rosnącym wpływem wniosków. Wielu pytało mnie, czy MS zdaje sobie sprawę, ile spraw rzeczywiście zostało rozpatrzonych przez sędziów/referendarzy, a jaki ich odsetek to praca urzędników? Przygotowując się do skreślenia tych słów, przyznam, że nie znam odpowiedzi na tak postawione pytanie, jednak fakt, że je sobie zadajemy, wskazuje na to, że taki podział obowiązków jest wręcz tolerowany, a może nawet zalecany.